С 2023 года новые правила в сфере обязательной маркировки распространяются на заведения общественного питания: рестораны, кафе, столовые, кейтеринг и фудкорты. Теперь каждое предприятие обязано учитывать коды Data Matrix — с момента поступления маркированной продукции до продажи или списания. В этом материале расскажем, как правильно организовать работу с отслеживаемыми продуктами в ресторане или кафе.
Как работает «Честный ЗНАК» в общепите: что важно знать
Обязательная маркировка в сфере общепита помогает прослеживать движение продукции от поставщика до кухни, включая промежуточные этапы — хранение, списание. Суть в том, чтобы в государственной системе мониторинга была точная информация о статусе каждого кода и соответствующем товаре: принят, использован, продан или списан.
Продукты с маркировкой «Честный ЗНАК» в ресторане чаще всего используют для приготовления блюд. Поэтому типичные сценарии вывода из оборота — не продажа, а списание на собственные нужды, для производственных целей, утилизация. Что важно помнить заведению общепита:
- о поступлении маркированной продукции нужно сообщать в «Честный ЗНАК»;
- при частичном выбытии (например, когда половина упаковки молока ушла на приготовление блюда) остаток необходимо учесть;
- при списании нужно указать причину (порча, брак);
- все действия должны быть своевременно отражены в учетной программе.
Нарушение может стать основанием для проверки или административной ответственности.
Как происходит поступление маркированных продуктов в ресторан
Приемка продуктов — один из ключевых бизнес-процессов в общепите. В момент оприходования поставки коды маркировки (КМ) закрепляются за организацией.
В ресторане или кафе поступление маркированных продуктов от контрагента обычно сопровождается универсальным передаточным документом (УПД), в котором перечислены все КМ. Если речь идет об упакованной воде или «молочке» — необходимо сканировать код с каждой бутылки, упаковки сливок или йогурта. Пошагово процесс приемки выглядит так:
- Получение от поставщика УПД с кодами Data Matrix по ЭДО.
- Сканирование штрих-кодов с упаковок, сверка с перечисленными в УПД.
- Получение из ГИС МТ актуальных статусов КМ.
- Передача в «Честный ЗНАК» информации о закреплении КМ за организацией.
Чтобы избежать ошибок при приемке маркированных продуктов, предприятия общепита автоматизируют этот процесс. В момент оприходования поставки сотрудник сканирует символику Data Matrix с упаковок поступающей партии с помощью ТСД или обычного смартфона. Установленная на мобильное устройство специализированная программа автоматически сверяет КМ с перечисленными в документах контрагента и обменивается информацией с «Честным ЗНАКом». Это снижает нагрузку на персонал, минимизирует ошибки и делает процесс быстрым и прозрачным.
Как оформить выбытие маркированных товаров в заведении общепита
На этом этапе многие заведения делают ошибки. В отличие от розничной торговли, где товар просто «уходит» через кассу, в ресторане маркированная продукция используется в производстве, списывается частично или полностью. Эти действия должны быть зафиксированы в системе «Честный ЗНАК». Основные сценарии выбытия:
- Продажа через кассу. Классическая ситуация: клиент покупает, например, бутылку воды. Товар списывается автоматически, так как касса интегрирована с ГИС МТ.
- Использование на собственные нужды. Продукт применили для приготовления блюд, дегустации. При этом упаковка может быть вскрыта, а продукт — частично использован. Остаток нужно учесть, а потом оформить выбытие при полном использовании или утилизации.
- Списание из-за брака или порчи.
- Возврат поставщику. Например, в случае недостачи, пересорта.
Оформить выбытие продуктов можно на сайте честныйзнак.рф. Для этого нужно:
- Авторизоваться с помощью электронной подписи.
- Создать типовой документ «Вывод из оборота».
- Выбрать формат учета. Например, поэкземплярный.
- Отметить причину вывода из оборота: для собственных нужд, производственных целей и т. п.
- Добавить товары с указанием кода GTIN и количества.
После этого остается подписать документ электронной подписью и отправить в ГИС МТ.
Учет воды и молочной продукции в ресторане: особенности
С этими категориями продуктов у заведений общепита чаще всего возникают сложности. Такие товары редко реализуются в заводской упаковке с символикой «Честный ЗНАК» — вода в ресторанах и кафе используется для приготовления блюд, подачи в графинах или добавления в напитки. Часто персонал открывает бутылки заранее, переливает воду или молоко в другую тару, чтобы использовать их частично или удобнее упаковывать остатки. Такие операции важно корректно фиксировать в учете, чтобы избежать нарушений. С 2025 года вступили в силу новые требования:
- с 1 марта поэкземплярный учет стал обязательным для упакованной воды, в том числе в общепите;
- с 1 июня аналогичный порядок введен для всех видов молочной продукции.
Это значит, что код каждой бутылки воды или упаковки молока должен быть зафиксирован при приемке, а затем корректно выведен из оборота при продаже, использовании или списании. Особенности учета воды:
- при поступлении сканируют Data Matrix, сверяют с УПД, статус кодов уточняют в ГИС МТ;
- если воду используют не для продажи, а, например, подают в графине — ее необходимо списать с пометкой «Для собственных нужд»;
- остатки, не использованные до конца, числятся в учетной системе до момента их списания.
Особенности учета молочной продукции:
- если упаковка вскрыта и содержимое расходуется частями, нужно оформлять частичное выбытие маркированного товара;
- порча, утилизация также требуют корректного списания с указанием причины;
- если продукцию приходится упаковывать повторно (например, при перераспределении остатков), ее необходимо маркировать;
- при полном расходовании — код выводят из оборота.
Если предприятие не регистрирует выбытие КМ или делает это с ошибками, система «Честный ЗНАК» считает маркированную продукцию находящейся в обороте. Это чревато штрафами.
Как автоматизировать работу с маркированными товарами в ресторане с помощью мобильного приложения DataMobile
Корректно учитывать воду, «молочку» и другие товары, отслеживаемые через «Честный ЗНАК», помогает автоматизация. DataMobile — мобильное приложение, разработанное нами специально для оптимизации логистических бизнес-процессов, включая работу с маркированными продуктами в общепите.
Софт входит в Единый реестр российского ПО. Мы («Компания Сканпорт») — официальный технологический партнер системы маркировки. Программа работает на Android-устройствах и терминалах сбора данных (ТСД), интегрируется с «1С» и аналогичными платформами. Как работает DataMobile в ресторане:
- При поступлении товара сотрудник сканирует коды маркировки, программа автоматически сверяет их с УПД контрагента и передает данные о приемке в ГИС МТ.
- Вывод КМ из оборота оформляется прямо на мобильном устройстве с указанием причины.
DataMobile позволяет обмениваться данными с «1С» и системой «Честный ЗНАК» в режиме реального времени. Преимущества для ресторана:
- исключение ошибок из-за человеческого фактора;
- экономия времени на приемку и списание;
- корректная работа с ГИС МТ;
- поддержка всех типов учета, включая поэкземплярный.
Приложение DataMobile — функциональный инструмент для автоматизации всех этапов движения товаров. Программа легко адаптируется под конкретные бизнес-процессы компании. Например, в заведениях, где продукцию приходится часто упаковывать заново (при подготовке полуфабрикатов, порционной фасовке или повторной маркировке остатков), приложение позволяет быстро создавать этикетки со штрих-кодами по готовым шаблонам.
Софт имеет простой и удобный интерфейс, не требует длительного обучения персонала. Встроенные подсказки исключают ошибки, а широкие возможности кастомизации позволяют использовать приложение в заведениях любого формата — от кофейни до ресторанной сети.
С учетом новых требований, предъявляемых к учету питьевой воды и молочных продуктов, заведениям общепита необходимо выстраивать корректную систему учета. Автоматизация с помощью DataMobile позволяет участникам оборота не просто соответствовать закону, но и работать быстрее и эффективнее.
