Работа промышленных и торговых предприятий напрямую зависит от того, насколько грамотно осуществляется учет товаров и материалов на складе. Когда он ведется с помощью тетрадей и электронных таблиц, скорость всех операций снижается. Велик риск, что сотрудники задублируют документы, допустят пересортицу или не обеспечат товару надлежащие условия хранения. А это материальные и репутационные потери.
По тетрадям и таблицам предприниматель навряд ли поймет, что складские помещения используются нерационально. А это значит, что компания и дальше будет терять прибыль и вкладывать оборотные средства в невостребованную продукцию.
Наша задача — поближе познакомить вас со всеми преимуществами организации автоматического учета на складе, чтобы вы имели в своем арсенале еще один инструмент для увеличения маржинальности компании.
Как вести учет ТМЦ на складе, чтобы оптимизировать работу?
Как правильно вести учет материалов на складе, решает руководитель компании, в зависимости от ее масштабов и сферы деятельности. Инструменты, которые использует индивидуальный предприниматель средней руки, будут бесполезны для крупного бизнеса и наоборот.
До сих пор есть компании, ведущие учет материальных ценностей на складе с помощью журналов, таблиц Excel или Google Docs, а другие верны программе «1C: Торговля и склад» и больше ни о чем слушать не желают. Такое мнение имеет право на жизнь, если при этом у предпринимателей нет проблем с выполнением бизнес-задач на складе.
Почему нельзя вести учет товаров на складе по старинке
Ситуация с пандемией в 2020 году наглядно продемонстрировала, что бизнес, который стремится оставаться на плаву при любых обстоятельствах, должен работать онлайн. А для этого необходимо внедрять автоматизированные системы учета товара на складе, которые свяжут между собой все звенья логистической цепочки, бухгалтерию, отдел продаж и руководителей компании. Если возникнет новая чрезвычайная ситуация, то журналы и электронные таблицы с данными по складу не спасут ваше дело!
Когда данные вводятся вручную, вероятность того, что сработает человеческий фактор, возрастает. Одна некорректная формула или неправильно введенная цена товара могут исказить все данные. Искать ошибки в таблице тяжело и затратно по времени. Больше неприятностей будет, если сотрудник нечаянно удалит информацию.
Ни бумажные тетради, ни электронные таблицы нельзя интегрировать с работой кассовых аппаратов. С такой системой учета будут бесполезны сканеры штрихкодов и другое оборудование, облегчающее работу кладовщика. Ручной учет подходит только малому бизнесу, где один человек в состоянии уследить за ситуацией на складе.
Неоспоримыми доводами в пользу замены электронных таблиц современными системами учета склада являются следующие события: внедрение обязательной маркировки товаров и постепенный переход компаний на работу с различными CRM-системами. И маркировка, и система управления взаимоотношениями с клиентами — это инструменты контроля, которые помогают предпринимателю эффективно руководить компанией. Ту же цель преследует и современное программное обеспечение (ПО) для учета и отчетности на складе. Их безупречное взаимодействие друг с другом вызывает синергетический эффект. Компания начинает стремительно развиваться.
Как правильно вести учет материалов на складе
Для грамотного учета продукции на складе были созданы специальные программы, которые автоматизируют многие бизнес-процессы. С ПО для складского учета товаров легко:
- выписывать приходные и расходные документы;
- оформлять карточки товаров;
- распечатывать ценники и штрихкоды;
- формировать отчеты по продажам, движению товаров, по остаткам на складах;
- заказывать товары у поставщиков;
- систематизировать данные о контрагентах;
- осуществлять взаимодействие с подразделениями компании;
- управлять неограниченным количеством складов.
Согласитесь, электронные таблицы и части этих функций не выполняют.
На сегодняшний день разработано много программ для автоматизации складского учета. Каждая имеет свои особенности, преимущества и недостатки. Выбирайте то ПО, которое решит максимальное число задач вашей компании.
Для этого выясните:
- какое оборудование и сервисы интегрируются с программой (ККТ, ТСД, онлайн-кассы, онлайн-бухгалтерия, облачное хранилище);
- совместим ли софт с CRM-системой;
- можно ли загружать-выгружать базы данных учета товаров на складе на сторонние ресурсы (например, в Excel и Word);
- как быстро обновляются данные по остаткам на складах;
- какого рода аналитику учета на складах делает ПО.
Учет товаров и материалов на складе с ПО DataMobile
Автоматизация учета на складе предполагает использование мобильных устройств и терминалов сбора данных, которые помогают при приемке, инвентаризации, отгрузке, при перемещении товаров внутри складов. Программное обеспечение DataMobile разработано специально для таких устройств. ПО автоматизирует выполнение учетных операций как на складе, так и в торговом зале. Функциональность DataMobile включает следующие возможности:
- фиксирования приемки, отпуска и перемещения товаров;
- проведения инвентаризации;
- организации адресного хранения;
- генерации и печати упаковочных листов, этикеток, отгрузочных документов;
- подбора по заданию, групповая работа;
- заведения новых карточек номенклатуры и штрихкодов на ТСД;
- интеграции с государственными системами (ЕГАИС, Национальной системой цифровой маркировки «Честный ЗНАК», ФГИС Меркурий);
- работы со множественными штрихкодами, поддержка указаний серийных номеров.
ПО DataMobile, установленное на терминал или другое мобильное устройство, заметно облегчает рутинные процессы. Основные операции по учету расходных материалов на складе производятся быстро, точно, а базы ТМЦ обновляются в режиме реального времени. Производительность труда кладовщиков увеличивается, исключается сама возможность ошибок при приемке грузов или комплектации заказов. При изменении цены на товар сотрудники склада сразу увидят новые данные и смогут оперативно распечатать ценники. Снимаются проблемы с введением новой номенклатурной позиции. Кладовщики сами вводят информацию в терминал и распечатывают этикетки со штрихкодами и упаковочные листы.
Что получает предприниматель в итоге:
- Сокращается время проведения инвентаризаций, комплектации товаров, приемки грузов.
- Увеличивается пропускная способность складов.
- Благодаря оптимизации на складе остается только высококвалифицированный персонал. Количество кладовщиков переходит в качество.
- Сокращается доля неликвидов, брака, пересортицы.
Организация складского учета материалов на складе с DataMobile
Чтобы организовать автоматическую систему учета товаров на складе с использованием DataMobile, свяжитесь с нами любым удобным способом. Наши специалисты проведут комплексную оценку складских помещений, сделают радиозамеры для будущего монтажа Wi-Fi-сети. По результатам оценки вам будет предоставлено техническое задание, а потом и план-проект, в котором оговариваются сроки выполнения работ и составляется спецификация.
Принимая во внимание особенности вашего бизнеса, наши программисты подберут подходящую версию ПО или разработают новое, интегрируют его с системой учета ТМЦ на складе. Вам не придется переживать о совместимости устройств и софта, не нужно будет ломать голову о количестве ТСД, которое необходимо иметь на складе. Все оборудование и расходники для маркировки вы сможете приобрести в нашей компании, следуя рекомендациям к спецификации.
После внедрения ПО и настройки системы учета товарно-материальных ценностей на складе мы обучим персонал всем нюансам работы, осуществим экспертное сопровождение и предоставим гарантийное и постгарантийное обслуживание.
Как организовать учет материальных ценностей на складе с адресным хранением
Адресное хранение товаров позволяет максимально рационально использовать место на складе. При таком способе каждой единице продукции присваивается число — номер полки и стеллажа. Зная адрес, кладовщик быстрее справится с комплектацией заказа, необходимый товар в маркированной ячейке сможет найти даже новичок. Конечно, этот способ хранения требует особой организации работы.
Как вести учет товара на складе с адресным хранением? Все просто, вам потребуется установить модуль Адресный склад DataMobile. Это специализированное программное дополнение для типовых конфигураций 1С, не поддерживающих динамическое адресное хранение. Устанавливается в «1С. Управление торговлей 10.3», «1С. Управление производственным предприятием 1.3»и «1С. Комплексная автоматизация 1.1». В составе модуля — все необходимое для запуска динамического адресного хранения. Это справочники, регистры, печатные формы и обработки, документы, отчеты, модифицированные объекты для обмена данными с ПО DataMobile.
Почему установка модуля Адресный склад DataMobile может оказаться целесообразней глобального перехода на новую платформу 1С:
- это намного дешевле — помимо прямых расходов на покупку другой конфигурации, возникают и косвенные, связанные с ее настройкой;
- это намного быстрее — вы получаете готовую интеграцию, сохранив «товароучетку», настроенную и «заточенную» под нужды компании.
Чем же так хорош модуль Адресный склад DataMobile:
- Помогает завести топологию склада.
- Точно знает, где находится каждый конкретный товар. Информация обновляется в режиме реального времени. Обеспечивает возможность оперативного выявления текущих остатков в разрезе ячеек хранения.
- Подсказывает адреса свободных складских ячеек при приемке продукции.
- Поддерживает возможность организации нескольких складов с зонированием — с применением логики как для отдельных ячеек, так и для зоны в целом.
- Выстраивает алгоритмы по сборке и размещению товаров. Кладовщикам не придется бесцельно бродить по помещению в поисках нужной позиции.
- Может использоваться вместе с основным ПО DataMobile версий Online Lite и Online.
- Помогает провести инвентаризацию без остановки складов, включая выборочную — отдельной ячейки.
- Поддерживает формирование задания на подбор товаров из складских ячеек при комплектации и отгрузке заказов.
- Сохраняет историю взаимодействия с товаром, что позволяет оценить эффективность работы персонала и проанализировать ошибки при сборке заказов.
- «Умеет» работать как с бумажными документами (при необходимости), так и с ТСД, на котором установлено ПО DataMobile.
- Поддерживает мобильную печать.
Помимо предустановленных справочников модуль Адресный склад DataMobile поддерживает возможность создания новых — с дальнейшей привязкой их к объектам и созданием дополнительной логики. Также система позволяет назначать сферы ответственности для персонала и оперативно добавлять сотрудникам набор разрешенных действий и определять зоны работы.
Важно! Наши специалисты проверяют вашу конфигурацию. В большинстве случаев интеграция модуля Адресный склад DataMobile с 1С требует индивидуального подхода. При необходимости модифицируем блок адресного хранения под нестандартные или самописные конфигурации 1С. Мы можем разработать любые дополнения — например, модуль контроля сроков годности (или программное решение с другим набором функций).
7 причин автоматизировать учет на складе с ПО DataMobile
Автоматизация склада обеспечивает существенную экономию оборотных средств, ускоряет рабочие процессы, снижает риск ошибок. В конечном итоге вам выбирать, как вести учет материалов на складе, какие инструменты и программы при этом использовать.
Но если вы решились на перемены, выбирайте поставщиков ПО, которые обеспечтвают полное сопровождение, от анализа склада и создания ТЗ, до пусконаладочных работ и постгарантийного обслуживания. В пользу софта DataMobile говорят следующие факты:
- программное обеспечение DataMobile интегрируется с любой товароучетной системой;
- модульная концепция ПО позволяет устанавливать дополнительные продукты DataMobile, чтобы расширять функциональность. Также программа масштабируется путем перехода на старшую версию по разнице в цене;
- ПО настраивается под конкретные задачи компании без привлечения программистов. Ваши сотрудники могут сделать это самостоятельно, проставив галочки в нужных полях;
- выходят регулярные обновления ПО и предоставляется бесплатная техподдержка;
- ПО DataMobile можно приобрести, а можно арендовать на 1, 6 и 12 месяцев в облачном сервисе DMcloud. Выбор есть всегда;
- после установки ПО разработчики обучают персонал и осуществляют экспертное сопровождение на протяжении всего срока использования DataMobile;
- гарантийное и постгарантийное обслуживание.
Независимо от того, какие правила учета ТМЦ на складе вы применяли ранее, после установки ПО DataMobile вы отметите для себя, что темпы работы стали быстрее, управленческие решения принимаются на основе точных и актуальных данных, мотивация и ответственность персонала возросла. А это значит, что ресурсы компании расходуются экономно, вложенные средства приносят доход, и ничто в дальнейшем не помешает развитию бизнеса.
