Учет сроков годности товаров: контроль реализации скоропортящихся продуктов на складе, в оптовых и розничных магазинах

Дата публикации: 04.04.2024

Торговля потребительскими товарами, особенно продуктами, тесно связана с отслеживанием сроков годности. Появление на полках просроченной продукции нарушает закон и влечет за собой административную, а в некоторых случаях и уголовную ответственность. 

Расскажем, как автоматизировать учет сроков годности в магазине, чтобы не нарушать дат реализации продукции и не увеличивать штат сотрудников. 

Оборудование и программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов на любой бюджет!

Кому необходимо следить за соблюдением сроков годности

Отвечают за несоблюдение сроков годности прежде всего те, кто продает товары конечному пользователю, — розничные магазины. В первую очередь это касается продуктовых точек, где практически вся номенклатура ограничена по срокам хранения и много «скоропорта» в ассортименте. Не менее важно вести учет сроков годности в аптеках, так как просроченные лекарства могут нанести вред здоровью. 

Есть торговые предприятия, где соблюдение сроков хранения не так очевидно, как в продуктовых точках. Это склады и магазины, торгующие:

  • косметикой: кремы, помады, тени, туши имеют ограничения по дате хранения;
  • строительными материалами и бытовой химией: краски, шпатлевки и прочие смеси, а также средства для уборки становятся непригодными по истечении срока годности;
  • автозапчастями: масла, автохимия, герметики теряют свои свойства со временем;
  • прочие торговые организации.

При обнаружении покупателем товаров с истекшим сроком годности сотрудникам магазина необходимо сразу убрать этот продукт с прилавка и проверить остальные. Если информация попадет в Роспотребнадзор, административной ответственности не избежать. Какое наказание предусмотрено в этом случае:

 

Если нарушение выявлено впервые

Повторное нарушение

Физлица

1 000–2 000 рублей

2 000–5 000 рублей

Должностные лица

3 000–10 000 рублей

7 000–15 000 рублей, или лишение права управлять организацией до года

ИП

10 000–20 000 рублей

15 000– 30 000 рублей, иногда с изъятием просрочки

Юрлица

20 000–30 000 рублей

30 000–50 000 рублей

Если просроченный продукт повлечет за собой смерть человека, наступит уголовная ответственность — вплоть до лишения свободы (до 2 лет). 

Способы контроля сроков годности

Очевидно, что магазины, аптеки должны самостоятельно следить за тем, чтобы на прилавках не было просроченной продукции. Есть несколько способов отслеживания сроков годности. 

Первый — ручной учет — когда продавец, кладовщик или администратор записывает в журнале сроки годности подлежащей реализации продукции. Минусов много: ответственность на одном человеке, которого может не оказаться на рабочем месте (отпуск, болезнь); бумажный носитель легко испортить или потерять; не видно общей картины, невозможно вести аналитику. 

Второй — при помощи электронных таблиц. Если организовать учет в Excel, можно дать доступ к документу нескольким пользователям и даже проводить анализ. Но, поскольку нет синхронизации с учетной программой, следить за датами реализации все равно придется вручную.

А вот третий способ — учет с помощью специализированного программного обеспечения — оптимальный вариант. Автоматизация исключает ошибки из-за человеческого фактора, скорость работы с товаром возрастает в разы и не требует привлечения нескольких сотрудников. Такой софт вместе с «1С:Управление торговлей» (УТ) поможет организовать полный контроль за бизнес-процессами в магазине и осуществлять аналитику. Плюсы такого способа: 

  • программа предупредит об истечении срока годности и не позволит пробить просроченный товар на кассе; 
  • аналитика позволит планировать закупки так, чтобы избежать просрочки; 
  • данные доступны пользователям в режиме онлайн в любое время; 
  • софт автоматически формирует нужные документы. 

Автоматизация не потребует больших вложений, но в разы облегчит соблюдение правил торговли.

Как вести продажи с учетом сроков годности

До того как появились программы, облегчающие учет, отслеживать просрочку помогали две стратегии — LIFO и FIFO. Они до сих пор используются в торговле при перемещении товара со склада в розницу. 

Продажи по методу LIFO

LIFO (от английского Last In First Out) — «Последним пришел — первым ушел». Этот способ предполагает отгрузку со склада товаров, которые находятся «с краю» — поступили последними. Понятно, что для продукции с ограниченным сроком хранения этот вариант никак не годится. Если отгружать в розницу товары из новых поступлений, то завезенные ранее точно потеряют актуальность.

Для справки. С 2008 года этот метод в бухгалтерском учете применять нельзя, поскольку в условиях меняющихся цен это приводит к неверной оценке остатков товарно-материальных ценностей.

Продажи по методу FIFO

FIFO (от английского First In First Out) — «Первым поступил — первым выбыл». При этом способе товары отгружаются в том порядке, в каком и поступили. Так происходит правильная ротация продукции — она не залеживается на складе. Для реализации этого метода организуется адресное хранение, программа автоматически находит на отгрузку ячейку, где находится партия, срок годности которой истекает раньше.

Способ сработает на 100 % для отслеживания просрочки, если целые серии или партии продукции имеют одно время хранения. При торговле продуктами питания учет сложнее, поскольку каждый вид номенклатуры имеет свое ограничение по срокам реализации. 

Именно метод FIFO пытаются реализовать и мерчандайзеры в магазине, выставляя на передний край полки товар со сроком годности, близким к истечению, а продукцию из новой поставки — поглубже. 

Автоматизация учета товаров с ограниченным сроком годности. Подберем решение и внедрим его за 1 день.

Как автоматизировать учет сроков годности при помощи ТСД и ПО DataMobile

ПО DataMobile устанавливается на мобильные устройства на Андроид. Софт «умеет» работать с информацией, полученной со штрих-кодов, и обменивается этими данными с товароучетными системами — «1С», «Далион», «Трактиръ», «ШТРИХ-М» и пр. 

С помощью ПО DataMobile можно быстро и без ошибок принять и отгрузить товары со склада, провести инвентаризацию. Софт в режиме реального времени показывает движение товара, позволяет вести контроль остатков — последнее особенно важно для розницы, чтобы прогнозировать заказ и сбыт продукции до истечения даты реализации. 

Данные о сроках годности производители «зашивают» в маркировку, обычно расположенную на коробках или палетах. Так что в процессе приемке товара на складе — при сканировании штрих-кодов с упаковок с помощью ТСД — данные о сроках годности сразу попадают в «1С» или другую учетную систему. Программа DataMobile поддерживает считывание данных партий, серий или серийных номеров с товаров.

Раньше было сложно соблюдать сроки реализации продуктов. Но с введением обязательной маркировки, отслеживаемой через госсистему «Честный ЗНАК», и это стало возможным — информация о сроке годности содержится в коде Data Matrix, присвоенном каждой единице товара. 

Для работы с такой продукцией достаточно иметь ТСД со встроенным сканером 2D-кодов. На терминал нужно установить DataMobile и дополнить софт программным модулем Маркировка. Информация с каждой бутылки кефира и упаковки сыра будет считана в один клик, а программа предупредит об истечении срока годности и не пропустит просроченный товар на кассе.

С мобильными терминалами удобно работать в торговом зале. Причем для контрольной проверки «просрочки» достаточно будет одного сотрудника с ТСД. Таким образом, с помощью ПО DataMobile можно в разы ускорить отслеживание сроков годности, запланировать акции и скидки для реализации остатков. Интерфейс программы простой и интуитивно понятный, поэтому не потребует долгого обучения.

Даже при потере сигнала Wi-Fi работа с этим софтом (версии Online Light и Online) продолжится: данные собираются, обрабатываются и сохраняются в памяти. А при появлении связи произойдет обмен информацией с «товароучеткой». Версии Data Mobile Стандарт и Стандарт Pro работают автономно, и информация, считанная со штрих-кодов, попадает на ПК по инициативе оператора. 

На нашем сайте, помимо ПО, можно подобрать оборудование (с гарантийным обслуживанием) или заказать комплексную автоматизацию бизнеса под ключ. 

Подберем оборудование и версию Data Mobile для вашего бизнеса. Бесплатная консультация!

Будьте в курсе!
Узнавайте первыми о наших новостях
Читайте также
Учет компьютерной техники: как контролировать имущество компании с помощью ТСД Учет компьютерной техники: как контролировать имущество компании с помощью ТСД

Как вести учет компьютерной техники с помощью «1С» и терминала сбора данных. Как быстро провести инвентаризацию компьютеров и оргтехники с приложением DM.Invent и ТСД.

С чего начать штрихкодирование товаров на складе, производстве и в магазине С чего начать штрихкодирование товаров на складе, производстве и в магазине

С чего начать штрихкодирование товаров на складе, производстве и в магазине. Оборудование и программное обеспечение для работы с маркированной продукцией.

Продажа маркированных товаров через маркетплейсы: что нужно знать продавцу Продажа маркированных товаров через маркетплейсы: что нужно знать продавцу

Продажа маркированных товаров через маркетплейсы. Какие товары нужно маркировать. Маркировка товаров для маркетплейсов. Особенности продажи через маркетплейсы товаров с маркировкой «Честный ЗНАК».