Серийный номер — комбинация из букв латинского алфавита и цифр для идентификации товара. Как правило, присваивается изделию на производстве, но может создаваться торговыми или дистрибьюторскими компаниями при приемке поступлений. В уникальном номере в зашифрованном виде содержатся данные о продукции: дата и место ее «происхождения», свойства. Расскажем, что подразумевает учет товаров по серийным номерам, как его вести и какие инструменты использовать.
В отношении каких товаров часто используется учет по серийным номерам
Учет по серийным номерам подходит не для всех видов товаров. Например, он не применяется в отношении весовой продукции, большей части пищевой. Чаще всего учет по таким идентификаторам используется при работе с бытовой техникой, смартфонами, музыкальными инструментами и другими изделиями, которые подлежат обслуживанию и ремонту по гарантии.
Изготовители формируют уникальные буквенно-цифровые комбинации для выпускаемой продукции. Торговые предприятия ведут учет товара по серийным номерам на своих складах. Сервисные центры используют эти идентификаторы для получения данных об изделии, которые необходимы при взаимодействии с клиентом и производителем. По серийным номерам можно быстро определить место и время приобретения товара, когда покупатель его возвращает, меняет или привозит на гарантийный ремонт.
Что нужно для мобильного товароучета по серийным номерам
Серия создается для каждой единицы товара и зашифровывается в штрих-коде. При поступлении продукции — вносится в ее карточку. Как правило, используют кодировку системы GS1.
Мобильный учет по серийным номерам на складе ведут с помощью ТСД и ПО DataMobile. Это приложение для Android-устройств. Также понадобится управляющая система, которая поддерживает учет по серийным номерам. Например, одна из типовых или отраслевых конфигураций «1С».
ТСД
Учет по серийным номерам на складе можно внедрить с помощью любой модели ТСД. При выборе устройства следует учитывать особенности и объем работы. Для использования на предприятии с большим количеством номенклатуры нужен терминал сбора данных с запасом памяти не меньше 4/64 ГБ, такой как Urovo RT40. Одна из его модификаций — с объемом ОЗУ/флеш 6/128 ГБ.
Для интенсивной эксплуатации выбирают ТСД с аккумулятором увеличенной емкости. Например, Chainway C61 с батареей на 6 700 мАч. Для работы в морозильной камере — Chainway C61 морозоустойчивый, с функцией внутреннего подогрева.
Софт DataMobile
Основная задача софта DataMobile — учет товаров по штрих-кодам. Используется для автоматизации процессов на складе: приемки, отгрузки, инвентаризации продукции и пр. ПО представлено в нескольких версиях. Учет серийных номеров возможен с помощью лицензии Стандарт Pro или старше.
Приложение отличается понятным интерфейсом и простотой настройки, которая осуществляется силами пользователя. Имеет два варианта лицензии на выбор:
- Пожизненную (LifeTime) — без срока действия. Привязывается к конкретному ТСД.
- Временную — в виде подписки в облачном сервисе DMcloud на 1, 6 или 12 месяцев. Может переноситься с одного устройства на другое.
Для всех пользователей ПО DataMobile предоставляется бесплатная техподдержка.
Учетная программа
В системе учета содержится информация о номенклатуре, движении товаров, их остатках. В том числе указаны серии для отдельных видов продукции. Для работы на производственном или торговом складе можно установить одну из конфигураций системы «1С». Она интегрируется с софтом DataMobile без использования дополнительных драйверов. Для примера: поддерживается учет серийных номеров в «1С:УНФ», «1С:УТ».
Как настроить учет серийных номеров в «1С» и приложении DataMobile
Чтобы вести учет серийных номеров в «1С», необходимо активировать эту функцию, если она отключена. Например, в программе «1С:УНФ» — по умолчанию не активна. Чтобы «запустить» в «1С» учет в том числе по серийным номерам, требуется:
1. Перейти в раздел «Настройки», выбрать «Еще больше возможностей».
2. В подразделе «Общее» отметить «галочкой» функцию «Серии номенклатуры, гарантийные сроки, сроки годности».
3. В подразделе «Склад» выбрать «Товары и услуги», затем — «Номенклатура», нажать «Создать». Во вкладке «Основное» указать информацию о продукции.
4. Перейти во вкладку «Серии» и отметить опцию «Использовать серии». Выбрать политику учета: а) «Справочное указание серий» — в документах будут отражаться сроки годности и уникальные комбинации, но эти сведения не станут основанием для учета; б) «Управление остатками» — запасы отражаются в разрезе серий и сроков реализации.
Можно настраивать политику по предприятию и каждому его подразделению.
Если идентификаторы уже присвоены продукции на производстве, при ее приемке на складе их необходимо отразить в «1С». Если нет — создать самостоятельно. Для этого предусмотрена функция «Сгенерировать по шаблону» — каждое изделие из внесенной в базу номенклатуры получает номер автоматически.
Взаимодействие учетной системы и ПО DataMobile осуществляется через «APM Диспетчера». Чтобы настроить учет по серийным номерам с помощью ТСД, необходимо:
1. Открыть шаблон в «APM Диспетчера». Во вкладке «Общие» перейти в нужный раздел (отмечен на фото).
2. Можно отметить следующие опции: а) «Определение серии» - выбор какими параметрами будет определяться серия, можно выбрать режим авто, для выбора значений из настроенных в 1С; б) «Online-рекомендация серий» — выбор серий из списка остатков, загруженного с сервера; в) «Создание новых серий в 1С» — запись данных о новой серии в справочнике «товароучетки», если такой ранее еще не было заведено.
3. Во вкладке «Подбор» или «Размещение» указать параметры опции «Ввод серий»: а) не использовать - не применяется товароучет по серийным номерам; б) по умолчанию - основной режим работы с сериями и партиями, предполагает возможность ввода количества на одну серию; в) поштучно - на каждую единицу товара вводится один серийный номер; г) исходя из количества — на каждую единицу товара вводится один серийный номер, общее количество вводимых серийных номеров ограничивается указанными количеством товара.
4. Отметить «галочками» функции: «Проверка по заданию» — при сканировании штрих-кодов программа для терминала будет сверять серии с теми, которые содержатся в выгруженном на мобильное устройство документе; «Серийный номер не пустой» — ПО «обязывает» пользователя вводить комбинацию.
Активация опции «Уникальные серии» обеспечивает проверку дублей — одинаковых номеров. Также в блоке доступна опция группировки данных в документе по сериям, она позволяет вывести для пользователя детализацию задания и подбираемых данных в разрезе серий, обычно группировка используется вместе с опцией проверки по заданию, в остальных случаях обычно не используется, а подобранные серии тогда можно увидеть на ТСД в процессе работы в отдельном фильтре «Выполнено», а не в основном фильтре «Все данные».
Созданный шаблон следует выгрузить на терминал.
Как ведется учет серийных номеров при помощи ТСД и ПО DataMobile
Поясним подробно, как происходит учет серийных номеров при помощи ТСД. В качестве примера рассмотрим процесс приемки. Из учетной системы на ТСД выгружают задание со списком наименований. Пользователь переходит в нужный шаблон и документ. Начинает сканировать штрих-коды.
Ввести серию в документ можно вручную или автоматически из штрих-кода (линейного или GS1). При использовании ручного способа после сканирования кода открывается форма. Можно выбрать комбинацию из списка или ввести самостоятельно.
При нажатии на кнопку «Принять» подтверждается ввод серийного номера. Если предполагается автоматический ввод серий по сканированию штрихкода, например GS1, тогда этот этап может быть пропущен и ПО сразу запишет и данные о товаре и данные о серийном номере.
Серийный учет в ПО DataMobile позволяет также вести учет сразу нескольких параметров, например для определенных товарных позиций, для которых в учетной системе установлен такой признак, можно помимо серийного номера вводить еще также дату производства и дату окончания срока годности.
Информация отображается в строке подобранного товара в документе и затем выгружается в документ 1С.
Примеры автоматизации учета товаров: реализованные проекты
Мы — «Компания Сканпорт» — проводим автоматизацию на предприятиях. В том числе помогаем организовать учет серийных номеров при помощи ТСД и программы DataMobile. Один из примеров реализованных нами проектов — автоматизация складов в компании «Протеко». Это крупный поставщик стоматологических товаров мировых брендов. Перед нами стояли задачи:
- внедрить адресную систему хранения;
- упростить контроль сроков реализации продукции, организовать учет серийных номеров;
- сократить объемы пересортицы.
Заказчик вел в «1С» учет товаров. Для реализации поставленных целей наши специалисты внедрили на предприятии клиента термотрансферные принтеры TSC TE310, ТСД Chainway C61 и ПО DataMobile. Одно из требований заказчика — софт должен иметь понятный интерфейс, легко интегрироваться с системой «1С». Автоматизация помогла решить такие задачи:
- наладить процесс маркировки;
- организовать товарный учет по штрих-кодам в разрезе ячеек;
- установить контроль за сроками реализации продукции.
Благодаря интеграции мобильного приложения и системы «1С» учет по серийным номерам можно проводить при каждой отгрузке товаров.
