Как и деньги, реализуемая продукция любит счет. Если не вести учет товаров в розничной торговле, то бизнес может столкнуться с хаосом, а потом и вовсе разориться. Почему? Без налаженного товарного учета в магазине невозможно полностью контролировать работу торговой точки: вовремя закупать нужную продукцию, сдавать верную налоговую и бухгалтерскую отчетность, управлять финансами. В результате отсутствие учета может привести к хищениям, ошибкам, потере клиентов и штрафам.
Как избежать проблем и наладить учет товаров, который позволит контролировать все бизнес-процессы, мы расскажем в статье.
Учет в розничной торговле: виды и этапы
В розничной торговле, как и в других сферах, применяют одновременно несколько видов учета:
- Складской. Это контроль всех операций на складе: от приемки продукции, ее размещения до передачи на реализацию. Складской учет, обычно, ведут средние и крупные магазины. Например, для ларька розничной торговли он не актуален.
- Оперативный. Это отслеживание информации о движении продукции на торговой точке, сумме выручки, об остатках. Такой учет ведется ежедневно, еженедельно или за другой короткий срок. Здесь не рассматривают конкретику — берут данные в общем за нужный период, без перечисления операций, только итог.
- Бухгалтерский. Это постоянный учет всех хозяйственных операций. Требует специальных знаний. Но если бизнес небольшой (на уровне индивидуального предпринимательства), тогда собственник может вести бухучет самостоятельно.
- Аналитический. Учет товаров по подразделениям, материально ответственным сотрудникам или в другом удобном для собственника разрезе, например, по отдельным складам, магазинам. Он позволяет легко контролировать состояние расчетов с поставщиками, наличие и движение продукции в количественном и суммовом выражении.
- Статистический. Контроль за функционированием торговой точки за квартал, год или другой продолжительный период. На основании статистических данных делают прогнозы по доходам и расходам. Информацию для этого вида учета берут из оперативных и бухгалтерских отчетностей.
Каждый из описанных видов учета товаров нужен для контроля за состоянием бизнеса, анализа рынка, сдачи отчетности, понимания, какие изделия пользуются спросом, а какие нет.
Товарный учет в магазинах розничной торговли предполагает такие этапы:
- принятие поступления продукции на складе;
- перемещение товаров со склада в торговый зал;
- отпуск изделий продавцу на день (смену) — этот этап не обязателен, но он позволяет вести более точный контроль за работой сотрудников, понимать эффективность каждого, оперативно выявлять недостачи;
- реализация продукции конечному потребителю — в розничной торговле это граждане, а не юрлица или ИП, как в оптовых продажах;
- выведение остатков — в небольших магазинах этот этап часто проводят в конце смены каждого продавца, в средних и крупных торговых точках определяют остатки при инвентаризации за месяц, квартал или другой удобный период.
Обязательные составляющие каждого этапа — первичные документы. Это накладные, товарно-транспортные акты, кассовые чеки. Документы можно оформлять вручную или использовать специальные программы.
Без товароучета никуда, его придется вести в любом случае. А вот где вести учет товаров и тары в магазине, как оптимизировать затраты времени и сил — расскажем далее.
Учет товаров в розничной торговле: что выбрать — ручной учет или автоматизацию
Основные виды учета товаров в магазине: ручной и автоматизированный. Ручной учет можно вести в тетради (журнале) или в таблицах Excel. Для автоматизированного учета требуется специальное программное обеспечение и оборудование.
Плюсы и минусы каждого варианта представлены в таблице.
|
Вариант товароучета |
Достоинства |
Недостатки |
|
Применение тетрадей, журналов или других бумажных носителей |
Бесплатно и несложно |
|
|
Использование электронных таблиц |
|
|
|
Автоматизация |
|
Финансовые затраты на приобретение и установку оборудования, ПО |
Итак, ручной учет в большинстве случаев приводит к потере контроля над доходами-расходами, движением товаров, но все это бесплатно. Автоматизация требует материальных вложений, которые окупятся практически сразу. Ведь автоматизированная система учета товаров в магазине исключит потери от хищения, поможет выйти на новый уровень обслуживания, повысит конкурентоспособность компании.
Что нужно для учета товара в магазине: оборудование, ПО
В рознице используют примерно такую схему учета товаров: продукция поступает на склад, ее принимают, затем фасуют (например, весовые овощи или фрукты), маркируют. После этого ее передают на реализацию, распределяют по полкам в торговом зале. При продаже товар пробивают на кассе, он отражается в учетной системе (базе магазина), и фиксируется факт реализации.
На каждом этапе используется определенное оборудование:
- Терминал сбора данных. Предназначен для сбора информации о товарах и других материальных ценностях с помощью встроенного сканера штрихкодов. Считанную информацию ТСД передает в товароучетную систему. Терминал используют для автоматизации складских операций: сверки остатков, приемки, размещения товаров и прочего. ТСД делятся на 3 основные группы: начального, промышленного и сверхзащищенного класса.
- Принтер. Предназначен для печати этикеток, с помощью которых проводят внутреннюю маркировку товаров в магазине. Также некоторые принтеры этикеток позволяют работать с обязательной маркировкой (кодами Data Matrix) текстиля, обуви, лекарств, алкоголя и других категорий. Для небольшого магазина подойдут мобильные печатающие устройства, для средних и крупных точек — настольного или коммерческого класса.
- Онлайн-касса (ККТ). Отправляет данные о реализованных товарах оператору фискальных данных (ОФД), печатает чеки. Также передает информацию о проданной продукции, возвратах в товароучетную систему. На рынке представлены разные модели ККТ. Некоторые из них идут без встроенного сканера штрихкодов — проводной или беспроводной считыватель можно приобрести отдельно.
- POS-терминал. Устанавливают на рабочем месте кассира. Выполняет те же функции, что и онлайн ККТ: передает информацию в ОФД, систему маркировки и учета алкогольной продукции, формирует и печатает фискальные документы.
- Весовое оборудование. Используется для расфасовки продукции перед тем, как она поступит в торговый зал или для взвешивания овощей, фруктов на кассе. Также в магазинах устанавливают весы для клиентов, на которых можно самостоятельно определить вес и стоимость выбранного товара.
Для повышения уровня обслуживания и увеличения лояльности клиентов в магазинах используют прайс-чекеры. Информация о товаре (название, цена и другие характеристики) выводится на экран прайс-чекера после считывания штрихкода.
Кроме оборудования для автоматизации товароучета в ретейле используется специальное программное обеспечение:
- Front-office — программы из этой категории устанавливаются на рабочем месте кассира. Позволяют выполнять различные кассовые операции и передавать данные в систему учета.
- Back-office — в эту категорию входят любые программы учета товаров, например, 1С, Мой Склад и подобные.
- Программное обеспечение для автоматизации — ПО для складского учета, торговли, курьерской службы. Как правило, устанавливается на ТСД и другие мобильные устройства.
Система учета товара в магазине: ПО DataMobile
Мы разработали программное обеспечение для комплексной автоматизации бизнеса — DataMobile. ПО позволяет управлять всеми процессами на складе и в магазине, в том числе вести учет продажи, оптимизировать операции со штучными товарами в розничной торговле.
Программное обеспечение DataMobile устанавливается на терминалы сбора данных и мобильные устройства на Android и Windows, имеет понятный интерфейс, легко настраивается путем проставления галочек в нужных пользователю пунктах.
Преимущества программы DataMobile:
- масштабируется путем перехода с одной версии на другую — способна эффективно справляться с возросшей рабочей нагрузкой, выполнять новые задачи;
- возможность подключения дополнительных модулей: Маркировка, ЕГАИС, RFID, Конструктор, которые автоматизируют бизнес-процессы в соответствии с требованиями федерального законодательства;
- регулярно и бесплатно обновляется;
- совместима с 1С без дополнительных баз и конфигураций;
- интегрируется с любой другой товароучетной системой благодаря открытому формату обмена данными;
- работает в онлайн и офлайн режимах.
Наше программное решение позволяет:
- выполнять прием, отпуск и перемещение товарных единиц;
- идентифицировать изделия по штрихкоду: получать сведения о цене, характеристиках, названии — функция прайс-чекер;
- проводить инвентаризацию товаров, формировать остатки для оперативного отчета;
- собирать заказы, распределять между сотрудниками задания по их формированию;
- авторизовывать пользователей, логировать их действия — доступна информация о том, кто и какую операцию выполнил;
- создавать документы по готовым формам и редактировать шаблоны этикеток прямо в мобильном терминале;
- организовать адресное хранение изделий на складе — по определенным секторам, полкам;
- работать с упаковочными листами;
- создавать номенклатурные карточки для новых единиц — они попадают с терминала в товароучетную программу, потом могут редактироваться и пополняться;
- работать с ЕГАИС, Национальной системой цифровой маркировки, системой Меркурий;
- проводить групповую обработку документов.
Для курьерских служб, выездной торговли мы разработали программный продукт DM.Мобильная Торговля. В него вошли решения DM.Торговля и DM.Доставка.
DM.Мобильная Торговля позволяет формировать аналитические отчеты, оформлять возврат даже при смешанной оплате (наличными и картой), отображать информацию об остатках и стоимости изделий. Программное обеспечение автоматизирует работу курьеров и мобильных сотрудников в соответствии с требованиями 54-ФЗ.
Еще один программный продукт для автоматизации торговли — DM.Прайсчекер. Он устанавливается на инфокиоск, позволяет распознавать товар по штрихкоду и выводить на экран прайс-чекера информацию об изделии: цену, описание, название.
Обращайтесь, мы подберем и настроим нужное оборудование и готовое программное решение DataMobile, если необходимо разработаем индивидуальное ПО под запросы торгового предприятия или магазина.
Подведем итог
Автоматизированный учет товаров в магазине позволяет собственнику в любой момент оценить реальное состояние бизнеса.
Но в первую очередь автоматизация:
- ускоряет и упрощает приемку, продажу, перемещение продукции;
- обеспечивает оперативное управление остатками — это своевременный заказ нужных товаров;
- помогает контролировать и оптимизировать деятельность сотрудников — это эффективное управление рабочим временем, составлением и доставкой заказов, другими процессами;
- обеспечивает правильную работу с маркированными товарами;
- исключает ошибки и быстро формирует нужные ведомости — работа без штрафных санкций при сдаче отчетности в Налоговую службу.
Автоматизация — это инвестиция в будущее торгового предприятия. Она обеспечивает четкое управление бизнесом для его развития, повышения конкурентоспособности.
