Учет товаров в розничном магазине

учет товаров в розничной торговле

Как и деньги, реализуемая продукция любит счет. Если не вести учет товаров в розничной торговле, то бизнес может столкнуться с хаосом, а потом и вовсе разориться. Почему? Без налаженного товарного учета в магазине невозможно полностью контролировать работу торговой точки: вовремя закупать нужную продукцию, сдавать верную налоговую и бухгалтерскую отчетность, управлять финансами. В результате отсутствие учета может привести к хищениям, ошибкам, потере клиентов и штрафам.

Как избежать проблем и наладить учет товаров, который позволит контролировать все бизнес-процессы, мы расскажем в статье.

Подберем версию DataMobile для вашего бизнеса за 5 минут.

Учет в розничной торговле: виды и этапы

В розничной торговле, как и в других сферах, применяют одновременно несколько видов учета:

  • Складской. Это контроль всех операций на складе: от приемки продукции, ее размещения до передачи на реализацию. Складской учет, обычно, ведут средние и крупные магазины. Например, для ларька розничной торговли он не актуален.
  • Оперативный. Это отслеживание информации о движении продукции на торговой точке, сумме выручки, об остатках. Такой учет ведется ежедневно, еженедельно или за другой короткий срок. Здесь не рассматривают конкретику — берут данные в общем за нужный период, без перечисления операций, только итог.
  • Бухгалтерский. Это постоянный учет всех хозяйственных операций. Требует специальных знаний. Но если бизнес небольшой (на уровне индивидуального предпринимательства), тогда собственник может вести бухучет самостоятельно.
  • Аналитический. Учет товаров по подразделениям, материально ответственным сотрудникам или в другом удобном для собственника разрезе, например, по отдельным складам, магазинам. Он позволяет легко контролировать состояние расчетов с поставщиками, наличие и движение продукции в количественном и суммовом выражении.
  • Статистический. Контроль за функционированием торговой точки за квартал, год или другой продолжительный период. На основании статистических данных делают прогнозы по доходам и расходам. Информацию для этого вида учета берут из оперативных и бухгалтерских отчетностей.

Каждый из описанных видов учета товаров нужен для контроля за состоянием бизнеса, анализа рынка, сдачи отчетности, понимания, какие изделия пользуются спросом, а какие нет.

Товарный учет в магазинах розничной торговли предполагает такие этапы:

  • принятие поступления продукции на складе;
  • перемещение товаров со склада в торговый зал;
  • отпуск изделий продавцу на день (смену) — этот этап не обязателен, но он позволяет вести более точный контроль за работой сотрудников, понимать эффективность каждого, оперативно выявлять недостачи;
  • реализация продукции конечному потребителю — в розничной торговле это граждане, а не юрлица или ИП, как в оптовых продажах;
  • выведение остатков — в небольших магазинах этот этап часто проводят в конце смены каждого продавца, в средних и крупных торговых точках определяют остатки при инвентаризации за месяц, квартал или другой удобный период.

Обязательные составляющие каждого этапа — первичные документы. Это накладные, товарно-транспортные акты, кассовые чеки. Документы можно оформлять вручную или использовать специальные программы.

Без товароучета никуда, его придется вести в любом случае. А вот где вести учет товаров и тары в магазине, как оптимизировать затраты времени и сил — расскажем далее.

автоматизированный учет товаров в рознице

Учет товаров в розничной торговле: что выбрать — ручной учет или автоматизацию

Основные виды учета товаров в магазине: ручной и автоматизированный. Ручной учет можно вести в тетради (журнале) или в таблицах Excel. Для автоматизированного учета требуется специальное программное обеспечение и оборудование.

Плюсы и минусы каждого варианта представлены в таблице.

Вариант товароучета

Достоинства

Недостатки

Применение тетрадей, журналов или других бумажных носителей

Бесплатно и несложно

  • Занимает много времени;

  • не дает развернутого анализа — ведется в суммарном выражении, а количество реализованных или оставшихся единиц остается за кадром;

  • не исключает человеческий фактор, а это ошибки и возможное намеренное сокрытие данных (в случае воровства);

  • не позволяет оперативно получать нужную информацию о наличии товара;

  • усложняет инвентаризацию.

Использование электронных таблиц

  • Информация легко меняется, исправляется;

  • можно передавать данные по электронной почте;

  • в любое время видны товарные остатки — при условии, что сотрудники или собственник вовремя внесли данные в таблицу.

  • Тратится время на ручное заполнение таблиц;

  • для товароучета придется приобрести специальные шаблоны;

  • велика вероятность ошибки;

  • данные могут быть нечаянно удалены сотрудником;

  • нет связи с кассой, бухгалтерией, складом — все виды учета придется вести отдельно и потом сверять данные вручную.

Автоматизация

  • Ведение оперативного статистического и аналитического учета;

  • в любое время можно в несколько кликов посмотреть остатки, быстро провести инвентаризацию;

  • осуществление контроля за движением товаров, денег;

  • отслеживание действий сотрудников;

  • исключение ошибок и сокращение затрат времени;

  • простое и четкое составление бухгалтерской, налоговой, финансовой отчетности;

  • исключение хищений со стороны сотрудников;

  • контроль за всеми бизнес-процессами.

Финансовые затраты на приобретение и установку оборудования, ПО

Итак, ручной учет в большинстве случаев приводит к потере контроля над доходами-расходами, движением товаров, но все это бесплатно. Автоматизация требует материальных вложений, которые окупятся практически сразу. Ведь автоматизированная система учета товаров в магазине исключит потери от хищения, поможет выйти на новый уровень обслуживания, повысит конкурентоспособность компании.

Разработаем ПО под ваш бизнес!

Что нужно для учета товара в магазине: оборудование, ПО

В рознице используют примерно такую схему учета товаров: продукция поступает на склад, ее принимают, затем фасуют (например, весовые овощи или фрукты), маркируют. После этого ее передают на реализацию, распределяют по полкам в торговом зале. При продаже товар пробивают на кассе, он отражается в учетной системе (базе магазина), и фиксируется факт реализации.

На каждом этапе используется определенное оборудование:

  • Терминал сбора данных. Предназначен для сбора информации о товарах и других материальных ценностях с помощью встроенного сканера штрихкодов. Считанную информацию ТСД передает в товароучетную систему. Терминал используют для автоматизации складских операций: сверки остатков, приемки, размещения товаров и прочего. ТСД делятся на 3 основные группы: начального, промышленного и сверхзащищенного класса.
  • Принтер. Предназначен для печати этикеток, с помощью которых проводят внутреннюю маркировку товаров в магазине. Также некоторые принтеры этикеток позволяют работать с обязательной маркировкой (кодами Data Matrix) текстиля, обуви, лекарств, алкоголя и других категорий. Для небольшого магазина подойдут мобильные печатающие устройства, для средних и крупных точек — настольного или коммерческого класса.
  • Онлайн-касса (ККТ). Отправляет данные о реализованных товарах оператору фискальных данных (ОФД), печатает чеки. Также передает информацию о проданной продукции, возвратах в товароучетную систему. На рынке представлены разные модели ККТ. Некоторые из них идут без встроенного сканера штрихкодов — проводной или беспроводной считыватель можно приобрести отдельно.
  • POS-терминал. Устанавливают на рабочем месте кассира. Выполняет те же функции, что и онлайн ККТ: передает информацию в ОФД, систему маркировки и учета алкогольной продукции, формирует и печатает фискальные документы.
  • Весовое оборудование. Используется для расфасовки продукции перед тем, как она поступит в торговый зал или для взвешивания овощей, фруктов на кассе. Также в магазинах устанавливают весы для клиентов, на которых можно самостоятельно определить вес и стоимость выбранного товара.

Для повышения уровня обслуживания и увеличения лояльности клиентов в магазинах используют прайс-чекеры. Информация о товаре (название, цена и другие характеристики) выводится на экран прайс-чекера после считывания штрихкода.

Кроме оборудования для автоматизации товароучета в ретейле используется специальное программное обеспечение:

  • Front-office — программы из этой категории устанавливаются на рабочем месте кассира. Позволяют выполнять различные кассовые операции и передавать данные в систему учета.
  • Back-office — в эту категорию входят любые программы учета товаров, например, 1С, Мой Склад и подобные.
  • Программное обеспечение для автоматизации — ПО для складского учета, торговли, курьерской службы. Как правило, устанавливается на ТСД и другие мобильные устройства.

Система учета товара в магазине: ПО DataMobile

Мы разработали программное обеспечение для комплексной автоматизации бизнеса — DataMobile. ПО позволяет управлять всеми процессами на складе и в магазине, в том числе вести учет продажи, оптимизировать операции со штучными товарами в розничной торговле.

Программное обеспечение DataMobile устанавливается на терминалы сбора данных и мобильные устройства на Android и Windows, имеет понятный интерфейс, легко настраивается путем проставления галочек в нужных пользователю пунктах.

Преимущества программы DataMobile:

  • масштабируется путем перехода с одной версии на другую — способна эффективно справляться с возросшей рабочей нагрузкой, выполнять новые задачи;
  • возможность подключения дополнительных модулей: Маркировка, ЕГАИС, RFID, Конструктор, которые автоматизируют бизнес-процессы в соответствии с требованиями федерального законодательства;
  • регулярно и бесплатно обновляется;
  • совместима с 1С без дополнительных баз и конфигураций;
  • интегрируется с любой другой товароучетной системой благодаря открытому формату обмена данными;
  • работает в онлайн и офлайн режимах.

Наше программное решение позволяет:

  • выполнять прием, отпуск и перемещение товарных единиц;
  • идентифицировать изделия по штрихкоду: получать сведения о цене, характеристиках, названии — функция прайс-чекер;
  • проводить инвентаризацию товаров, формировать остатки для оперативного отчета;
  • собирать заказы, распределять между сотрудниками задания по их формированию;
  • авторизовывать пользователей, логировать их действия — доступна информация о том, кто и какую операцию выполнил;
  • создавать документы по готовым формам и редактировать шаблоны этикеток прямо в мобильном терминале;
  • организовать адресное хранение изделий на складе — по определенным секторам, полкам;
  • работать с упаковочными листами;
  • создавать номенклатурные карточки для новых единиц — они попадают с терминала в товароучетную программу, потом могут редактироваться и пополняться;
  • работать с ЕГАИС, Национальной системой цифровой маркировки, системой Меркурий;
  • проводить групповую обработку документов.

Для курьерских служб, выездной торговли мы разработали программный продукт DM.Мобильная Торговля. В него вошли решения DM.Торговля и DM.Доставка.

DM.Мобильная Торговля позволяет формировать аналитические отчеты, оформлять возврат даже при смешанной оплате (наличными и картой), отображать информацию об остатках и стоимости изделий. Программное обеспечение автоматизирует работу курьеров и мобильных сотрудников в соответствии с требованиями 54-ФЗ.

Еще один программный продукт для автоматизации торговли — DM.Прайсчекер. Он устанавливается на инфокиоск, позволяет распознавать товар по штрихкоду и выводить на экран прайс-чекера информацию об изделии: цену, описание, название.

Обращайтесь, мы подберем и настроим нужное оборудование и готовое программное решение DataMobile, если необходимо разработаем индивидуальное ПО под запросы торгового предприятия или магазина.

Подведем итог

Автоматизированный учет товаров в магазине позволяет собственнику в любой момент оценить реальное состояние бизнеса.

Но в первую очередь автоматизация:

  • ускоряет и упрощает приемку, продажу, перемещение продукции;
  • обеспечивает оперативное управление остатками — это своевременный заказ нужных товаров;
  • помогает контролировать и оптимизировать деятельность сотрудников — это эффективное управление рабочим временем, составлением и доставкой заказов, другими процессами;
  • обеспечивает правильную работу с маркированными товарами;
  • исключает ошибки и быстро формирует нужные ведомости — работа без штрафных санкций при сдаче отчетности в Налоговую службу.

Автоматизация — это инвестиция в будущее торгового предприятия. Она обеспечивает четкое управление бизнесом для его развития, повышения конкурентоспособности.

Автоматизируем ваш бизнес! Бесплатная консультация.

Рейтинг статьи

Добавить комментарий

Пожалуйста, оцените по 5 бальной шкале
Будьте в курсе!
Узнавайте первыми о наших новостях
Читайте также
GS1: все о системе стандартизации учета и штрихкодах GS1: все о системе стандартизации учета и штрихкодах

Зачем нужны и где используются штрихкоды. Международная система GS1 в России. Как применяется система GS1 для маркировки. ПО DataMobile для работы с кодами GS1.

Система маркировки товаров «Честный ЗНАК»: что это такое и как  с ней работать Система маркировки товаров «Честный ЗНАК»: что это такое и как с ней работать

Все о системе «Честный ЗНАК»: механизм работы, как подключиться к ней и подать заявку, какое оборудование необходимо для маркировки товаров. Перечень продукции, подлежащей обязательной маркировке.

Обзор терминала сбора данных Urovo DT40 Обзор терминала сбора данных Urovo DT40

Возможности терминала сбора данных Urovo DT40: производительность, сканирование штрихкодов, удобство эксплуатации. Комплексная автоматизация с ТСД Urovo DT40 и ПО DataMobile.