Точный учет основных средств (ОС) — фундамент финансовой стабильности любого предприятия. Ручные способы инвентаризации уходят в прошлое: они медленные, трудоемкие и чреваты ошибками. Автоматизация с использованием ТСД и специализированного ПО позволяет вести учет ОС быстро, точно и с минимальными затратами.
Средства автоматизации для проведения инвентаризации основных средств — для чего они нужны
Инвентаризация основных фондов требует контроля каждого объекта с учетом места его хранения и материально ответственного лица (МОЛ). Традиционный подход — бумажные ведомости и ручной ввод результатов в учетную систему — создает риски для предприятия. Из-за влияния человеческого фактора возможны ошибки и потеря данных, расхождения в данных бухгалтерии. Автоматизация решает эти проблемы:
- исключает дублирование и пропуск объектов при инвентаризации имущества;
- позволяет фиксировать изменения в составе основных фондов в реальном времени;
- быстро проводить сверку остатков ОС силами 1–2 сотрудников без потери скорости.
Чтобы автоматизировать учет основных средств, понадобится терминал сбора данных и приложение для него —DM.Invent из линейки DataMobile.
Терминалы сбора данных
ТСД — мобильное оборудование, работающее от аккумулятора и имеющее встроенный 2D-сканер для считывания штрих-кодов. Поддерживает беспроводную связь Wi-Fi, Bluetooth, 4G. Позволяет оператору свободно перемещаться по цеху или офису, сканируя коды с объектов имущества на ходу. Рассмотрим несколько моделей мобильных терминалов для учета основных фондов:
|
Характеристики |
||||
|
Операционная система |
ATOL OS (на базе Android 13) |
ATOL OS (на основе Android 13 или 14) |
Android 14 |
Android 12 |
|
Объем памяти, ГБ |
6/64 |
4/64 |
||
|
Емкость аккумулятора, мАч |
5 200 |
5 000 |
||
|
Степень герметизации корпуса |
IP67 |
IP68 |
IP67 |
IP68 |
ПО DM.Invent
DM.Invent — программа из линейки DataMobile. В числе ее функций инвентаризации основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, товарно-материальных ценностей. DM.Invent — приложение, которое «умеет»:
- идентифицировать имущество по его штрих-коду;
- назначать МОЛ и места хранения объектов;
- формировать документы перемещения на основе инвентаризации;
- списывать основные средства с указанием причины;
- создавать стикеры со штрих-кодами ОС и отправлять их на печать с помощью принтера этикеток.
DM.Invent — решение, оптимизированное для работы в среде решений «1С». Обменивается данными с этой учетной программой без установки дополнительных драйверов. Однако при необходимости софт легко интегрируется и с другими «товароучетками».
Во время работы над документом сотрудник может изменить место хранения или МОЛ для объектов учета. Информация о том, кому принадлежит основное средство, отображается на экране терминала.
Также предусмотрены проверки при сканировании штрих-кода ОС из другого места хранения или МОЛ. Это позволяет ускорить процесс работы без необходимости записывать вручную информацию для последующей актуализации в «1С». DM.Invent исключает избыточный документооборот и позволяет оперативно редактировать или аннулировать внесенные изменения в учетной системе.
Настройка процесса инвентаризации ОС в приложении DM.Invent
В форме «Инвентаризация ОС» можно задать логику выполнения процесса и различные проверки.
Общие настройки позволяют:
- активировать отображение формы для подтверждения объекта при его идентификации;
- добавлять ОС путем выбора из справочника или вручную без сканирования штрих-кода.
В подразделе «Проверки» можно установить настройки, которые позволяют:
- отслеживать несоответствия МОЛ, зон размещения основных фондов с данными в задании;
- исключить перемещение ОС между разными материально ответственными лицами и/или местами хранения;
- указывать организации, МОЛ, зоны размещения при создании нового документа инвентаризации;
- вести учет ОС по штрих-кодам, отсутствующим в базе.
Если сотрудник отсканирует код объекта, закрепленного за другим МОЛ или находящегося в ином месте хранения, система покажет предупреждение. Оператор может:
- принять изменение, если это предусмотрено настройками софта;
- отменить операцию и проверить данные;
- отложить проверку объекта.
Реализованы настройки для выполнения быстрых действий при работе со строками документов:
Подробнее об этих процессах мы рассказываем в видео.
Обратите внимание! Настройки инвентаризации основных фондов в приложении DM.Invent доступны только пользователю с правами администратора.
Как ведется учет ОС с помощью ТСД и софта DM.Invent
DM.Invent — программа для авторизованных пользователей. Доступ к приложению предоставляется по паролю или по личному идентификатору сотрудника.
Инвентаризация имущества может быть выполнена на основании задания, выгруженного из «1С», или путем создания нового документа на ТСД. Указаны МОЛ, зона размещения, дата создания.
Для учета основных средств сотрудник переходит в закрепленное за ним задание и начинает сканировать штрих-коды с указанных в нем объектов. Для повышения удобства и оперативности, в программе используется цветовая индикация. Она позволяет отследить несоответствия при сканировании и идентификации ОС.
В DM.Invent можно добавить фото, выполнить списание объекта с указанием причины. Функциями приложения предусмотрен ручной ввод количества или указание нового места хранения, МОЛ для ОС.
Подробнее о работе с документами в ПО для учета ОС читайте в инструкции.
Возможные ошибки при инвентаризации основных фондов
Ошибки, допущенные при настройке и автоматизации процессов инвентаризации означают некорректный учет основных средств и влекут за собой расхождения в отчетах бухгалтерии. Какие могут возникнуть проблемы:
- Штрих-код поврежден, 2D-модуль мобильного оборудования не может его отсканировать. Нужно активировать в ПО функцию ввода ОС путем выбора из справочника или вручную. Впоследствии необходимо напечатать этикетку с новым кодом, чтобы перевести учет основных средств в автоматизированный режим.
- Попадание в отчет штрих-кода объекта, которого нет в задании. Чтобы программа для ТСД уведомляла об этом, нужно задать корректные параметры проверок в настройках.
- Приложение для учета имущества не интегрировано с учетной системой. Между ними не происходит обмен данными, нельзя выгрузить задание на ТСД, приходится дублировать информацию. Необходимо настроить бесшовный обмен для мгновенной синхронизации информационных потоков между мобильным терминалом и «1С».
Если самостоятельно не получается автоматизировать учет ОС, рекомендуем воспользоваться услугами специалистов.
Итог
DM.Invent — решение из линейки DataMobile для учета оборудования и другого имущества предприятия. Позволяет ускорить проведение инвентаризации и сократить ошибки из-за человеческого фактора. Помогает контролировать местоположение объектов и закрепленных за ними материально ответственных лиц.
Проведение инвентаризаций вручную уходит в прошлое, на сегодняшний день для предприятий важна эффективность работы сотрудников, повышение их производительности. В этом помогает автоматизация процессов, например, благодаря мобильным терминалам сбора данных и ПО для автоматизации, в десятки раз сокращается время на проведение инвентаризации, а также повышается точность самого учета. ПО DM.Invent становится незаменимым помощником сотрудников ответственных за учет основных средств на предприятии. ПО позволяет настроить требуемые режимы работы при инвентаризации и оперативно отразить факт в учетной системе. Возможность использования технологии RFID показывает дополнительные преимущества, делая процесс работы еще более удобным и быстрым.
.jpg)
