Ошибки в учете на складе производственного предприятия напрямую влияют на стабильность операционной деятельности. Неучтенные остатки могут вести к избыточным закупкам и замораживанию денежных средств. Неоформленное вовремя перемещение товарно-материальных ценностей (ТМЦ) между участками — к потерям и путанице. А неточные данные о списании — к неверному расчету себестоимости и недостоверной отчетности.
Как правило, причина таких проблем кроется в отсутствии четкой системы складского учета. Если в торговле цена ошибки равна стоимости единицы товара, то «промах» на производстве может иметь последствия в масштабе целой партии.
В статье рассмотрим организацию складского учета на производстве. Расскажем об автоматизации управления товарно-материальными ценностями и о том, какие инструменты в этом помогут.
Система складского учета на предприятии
Система складского учета на производстве охватывает весь цикл движения товарно-материальных ценностей: от поступления сырья до передачи готовой продукции на отгрузку. Ключевые операции на производственном складе:
- Приемка ТМЦ. На этом этапе фиксируют количество, качество и номенклатуру поступивших ресурсов, проверяют соответствие поставки данным о ней в сопроводительных документах.
- Хранение. Материалы размещают в определенные зоны, ячейки или на стеллажи. Способ хранения зависит от топологии склада. На производственных предприятиях чаще применяют адресную систему, при которой каждый вид ТМЦ размещают в специально отведенном для него месте.
- Внутренние перемещения. Производственные склады часто обслуживают несколько цехов, участков или линий. Передачу сырья на производство и списание материально-производственных запасов (МПЗ) фиксируют с помощью накладных (ф. М-11, М-8, М-15, ТОРГ-12).
- Инвентаризация. Периодически проводят проверку фактического наличия складских запасов: материалов и готовой продукции. Сравнение с информацией в учетных документах позволяет выявить пересортицу и недостачи. По результатам проверки оформляют инвентаризационные описи и акты расхождений.
- Сборка заказов и отгрузка готовой продукции. После завершения производственного цикла товары поступают на склад готовой продукции. Сотрудники комплектуют партии для отгрузки по спецификациям и оформляют товарно-транспортные накладные для контрагентов.
Каждый из этих процессов должен быть своевременно отражен в системе учета организации (вручную или автоматически). Корректное оформление складских операций и документов в бухгалтерии исключает путаницу с остатками, обеспечивает актуальность данных о запасах и позволяет грамотно планировать закупки сырья и комплектующих для нужд производства.
Ведение складского учета в «1С»: какие конфигурации программы подходят для производства
На большинстве производственных предприятий ведение складского учета реализовано в «1С». Можно подобрать конфигурацию под задачи как малого цеха, так и крупного холдинга. Решения, которые используют на производстве:
- «1С:Бухгалтерия». Базовый вариант для небольших организаций. Позволяет учитывать остатки, оформлять перемещения ТМЦ, проводить списания и инвентаризации. Удобно для интеграции складского учета с бухгалтерским и налоговым в одном интерфейсе.
- «1С:Комплексная автоматизация». Универсальная программа складского учета «1С» с расширенными возможностями. Помимо типовых бизнес-процессов (приемка, хранение, инвентаризация ТМЦ), ПО включает модули для управления кадрами, зарплатой и финансами, а также снабжением и сбытом.
- «1С:ERP Управление предприятием». Флагманское решение для комплексной автоматизации работы крупных промышленных компаний. Поддерживает ведение складского учета на производстве при адресном хранении, позволяет управлять запасами, планировать закупки, рассчитывать себестоимость товаров, отслеживать эффективность хозяйственной деятельности предприятия.
Перечисленные конфигурации «1С» позволяют вести учет складской, производственный, бухгалтерский, налоговый. А реальную точность и скорость бизнес-операций обеспечивает автоматизация с использованием мобильных терминалов и специализированного ПО. Программа, которую устанавливают на ТСД, работает в синхронизации с системой учета и помогает контролировать каждое движение ТМЦ непосредственно в момент выполнения операции. Как это работает — расскажем ниже.
Учет материалов, ТМЦ и готовой продукции: в чем разница
ТМЦ — общее наименование активов, которые участвуют в обеспечении производственного процесса. Сюда входят сырье, комплектующие, инвентарь, упаковка, а также выпускаемые товары. Ключевые объекты складского учета: материалы и готовая продукция.
К первым относят сырье, полуфабрикаты и комплектующие, которые поступают на склад для использования в производстве. Организация работы с ТМЦ начинается именно здесь. Ведение складского учета материалов требует точности на каждом этапе вплоть до передачи в цеха. Любая ошибка на этом участке может вести к некорректному отражению себестоимости продукции в бухгалтерии и влиять на график выпуска.
Готовая продукция — результат производственного процесса — товары, поступающие на склад для дальнейшей отгрузки заказчикам, дистрибьюторам или оптовикам. Учет ведут по партиям, номенклатуре, спецификациям, срокам и объемам выпуска. Важно точно отражать фактическое наличие изделий, особенно если они подлежат обязательной маркировке или сертификации.
Разделение производственных складов по видам ТМЦ и ведение отдельного учета в бухгалтерии по каждой категории обеспечивает прозрачность движения ресурсов, упрощает контроль за бизнес-процессами, помогает избежать пересортицы, излишков и недостач.
Применение ТСД, штрих-кодов и RFID-меток на складе
Ведение складского учета на производстве давно вышло за рамки бумажных журналов и Excel-таблиц. Чтобы обеспечить точность, скорость и прозрачность операций, компании используют терминалы сбора данных (ТСД), позволяющие быстро и безошибочно идентифицировать объекты по штрих-кодам и RFID-меткам (при наличии соответствующего модуля). Автоматизация помогает синхронизировать физическое движение МПЗ и готовых товаров с данными в учетной системе.
Штрих-код (ШК) — графическое изображение, в котором зашифрован уникальный набор данных. Например, артикул, номер партии или серии изделия. Маркировку с помощью ШК используют как для ТМЦ, так и для складских ячеек. Принцип работы прост: ТСД или сканер штрих-кодов считывает изображение, распознает информацию, и пользователь сразу получает точные данные об объекте.
RFID (Radio Frequency Identification) работает иначе: информацию записывают на микрочип, встроенный в радиометку. Считыватель посредством радиосигнала идентифицирует объект и его характеристики. Главное отличие RFID-меток от штрих-кодов — отсутствие необходимости прямой видимости. Первые считывают через упаковку, с большого расстояния, а также сразу с нескольких объектов. Это позволяет проводить приемку и инвентаризацию ТМЦ без вскрытия коробок, палет, контейнеров.
Оба подхода работают в тандеме с учетной системой и подразумевают использование ТСД. На терминал устанавливают специализированную программу, которая обеспечивает обработку и передачу данных в «1С».
Какой должна быть хорошая программа для ведения складского учета
От правильного выбора ПО для ТСД зависит точность выполнения операций, скорость и удобство работы, а значит, и эффективность складского учета в целом. В интернете можно бесплатно скачать программы, условно похожие на полноценные решения для автоматизации логистики. Однако большинство из них ограничено в возможностях или требует доработки. Кроме того, при возникновении ошибок вы не получите технической поддержки, проблемы придется решать самостоятельно. Хороший софт обладает такими характеристиками:
- Поддержка типовых бизнес-процессов. Программа должна фиксировать каждое движение ТМЦ: приемку, перемещение, списание, сборку, отгрузку.
- Интеграция с используемой учетной системой.
- Поддержка работы с различными моделями ТСД.
- Гибкость и масштабируемость. При росте объемов, изменении схем хранения или переходе на адресную систему программа должна легко адаптироваться.
- Поддержка работы с маркировкой «Честный ЗНАК».
- Контроль доступа и отслеживание действий пользователей. Это важно для предотвращения ошибок и защиты данных.
- Бесплатная техническая поддержка и регулярные обновления.
Программное обеспечение для ТСД — не просто вспомогательный инструмент, а часть системы управления складом. Оно должно быть удобным и соответствовать требованиям учета на конкретном предприятии.
Как автоматизировать складской учет с программой DataMobile
Мобильное приложение DataMobile — готовое решение для терминалов сбора данных на ОС Android версии не ниже 5.1. Софт поддерживает действия с типовыми документами — персонал может отслеживать выполнение операций непосредственно на складе.
Алгоритм работы с приложением простой. Сотрудник выбирает в меню нужный шаблон (бизнес-процесс), открывает выгруженный из учетной программы документ или создает новый на устройстве, сканирует идентификатор с объекта — сведения о выполненной операции автоматически попадают в базу данных.
Софт разработан для автоматизации операций на складе и в торговле. Интерфейс интуитивно понятен, процессы логичны, обучение персонала занимает минимальное время. Программа доступна в 4 версиях — от базовой до расширенной. Для начала работы не требуется лицензия: можно скачать приложение бесплатно и протестировать в течение 2 недель.
DataMobile поддерживает различные сценарии складской работы, включая адресное хранение, учет маркировки «Честный ЗНАК». Программа легко интегрируется с конфигурациями «1С» и внедряется в короткие сроки. Среди функций DataMobile:
- приемка материалов по документам поставщика (накладные, УПД);
- адресное размещение продукции по подсказке системы;
- перемещение ТМЦ между складскими ячейками, участками;
- сборка товаров в соответствии с заказами клиентов;
- списание продукции с фотофиксацией процесса;
- инвентаризация с автоматической сверкой остатков по плану и фактически;
- агрегация готовой продукции в короба и палеты с созданием упаковочных листов;
- учет по серийным номерам и партиям.
Предприятия, использующие DataMobile, получают контроль над запасами, уменьшают трудозатраты и снижают риски, связанные с человеческим фактором. Если планируете автоматизировать склад, рекомендуем скачать приложение и протестировать в демо-режиме.
