Точный складской учет — краеугольный камень успешной работы торговых, логистических и производственных компаний. Выбор метода контроля — номенклатурного, сортового или партионного — определяется спецификой товаров, условиями их хранения и интенсивностью оборота. Ошибки на складе ведут к финансовым потерям. Именно поэтому предприятия внедряют автоматизированные решения, где каждый процесс — от приемки до отгрузки — фиксируется с помощью оборудования и специализированного программного обеспечения.
В статье рассмотрим, какие существуют виды складов на предприятии и форматы работы с ТМЦ. Вы узнаете, как эти факторы влияют на логистику и хранение. А еще — получите практические рекомендации, как настроить учет на складе с помощью готовых программных решений.
Виды товара на складе — главный критерий для выбора метода учета
Отдельные категории продукции требуют разного уровня контроля — от простого подсчета единиц до строгого отслеживания каждой партии. Способ складского учета зависит от характеристик товаров и материалов, которые вы принимаете на хранение. Так, скоропортящиеся продукты, лекарства или техника с гарантией нуждаются в точном учете сроков реализации. Для однотипных товаров, например канцелярии или стройматериалов, достаточно знать общее количество позиций.
Для скоропортящихся продуктов вроде молока и упакованной воды в «Честном ЗНАКе» до перехода на поэкземплярный вид учета применяется объемно-сортовой (контроль по группам кодов маркировки), с обязательной передачей УПД для партий. А, к примеру, для обуви необходимо вести поэкземплярный, при котором для каждой операции используются только электронные документы, полностью заменяющие бумажные.
Таким образом, прежде чем настраивать складскую систему, нужно проанализировать ассортимент и особенности хранения продукции. Правильно подобранный метод учета гарантирует достоверность данных об остатках, предотвращает финансовые потери и обеспечивает соблюдение законодательных требований.
Какие виды складов бывают на предприятии
В зависимости от назначения, специфики ТМЦ и масштабов бизнеса выделяют разные виды складов. Наиболее распространенные:
- Склад сырья и материалов. Здесь хранят компоненты для производства: комплектующие, тару, упаковку, «расходники». Учет материалов связан с производственными циклами и требует высокой точности.
- Склад готовой продукции. Основное место хранения товаров перед отгрузкой клиентам. Важен строгий контроль остатков, сроков годности и резервирования продукции в соответствии с заказами потребителей.
- Торговый склад (розничный). Работает с небольшими объемами, но широким ассортиментом. Расположен рядом с торговыми точками или зоной продаж. Важна скорость приемки и точность отображения остатков по ходовым позициям.
- Склад временного хранения. Используется для краткосрочного размещения материальных ценностей между этапами логистики. Например, при сортировке, комплектации грузов или таможенных операциях.
- Специализированные хранилища — холодильные или морозильные камеры, для опасных грузов. Каждый из них требует особой организации и условий хранения, и процессов учета материальных ценностей.
Вид деятельности склада определяет его функции и выбор системы управления.
Основные виды учета товара на складе
Вести учет складских запасов можно по-разному, в зависимости от специфики бизнеса, ассортимента и условий хранения. Существует несколько подходов, каждый из них решает определенные задачи — от простого подсчета изделий до детального контроля материалов и готовой продукции по партиям. Рассмотрим основные виды складского учета.
Номенклатурный учет: оптимальное решение для малого бизнеса
Ведение номенклатурного учета — самый простой способ организации складской работы. Он предполагает, что каждая позиция в каталоге учитывается отдельно по наименованию и количеству, без деления на категории или партии.
Способ идеально подходит для малого бизнеса с небольшим ассортиментом. Главное преимущество — простота и минимальные требования к оформлению документов. Однако при увеличении количества товаров на складе этот метод ведения учета становится неудобным, так как не позволяет группировать продукцию или контролировать сроки годности.
Сортовой учет: группировка товаров по категориям
При сортовом учете материальные ценности объединяются в группы по общим признакам: типу, назначению или условиям хранения. Вместо отслеживания каждой позиции отдельно система фиксирует количество по категориям. Например, «Молочная продукция», «Бытовая химия» или «Овощи».
Такой подход удобен для компаний с большим ассортиментом, где важна быстрая сортировка и размещение по областям хранения, но не требуется вести контроль сроков реализации или номеров партий. Новую поставку просто добавляют к уже имеющемуся запасу продуктов одной категории.
Партионный учет: контроль продукции по срокам и поставкам
При ведении партионного учета продукцию на складе размещают с привязкой не только к наименованию, но и к конкретной поставке. Каждая партия хранится отдельно от других, даже если это один и тот же продукт. Это важно, например, когда необходимо отслеживать сроки годности.
Такой вид учета незаменим в пищевой промышленности и фармацевтике, где при управлении запасами необходимо соблюдать принцип FIFO и избегать смешения разных поставок. Способ позволяет контролировать остатки по каждой партии, своевременно списывать просроченную продукцию и минимизировать риски пересортицы.
Партионно-сортовой учет: максимальная детализация данных о товарах
Партионно-сортовой учет запасов сочетает преимущества двух подходов. Он применяется на крупных складах с широким ассортиментом, где необходимо одновременно группировать ТМЦ по категориям и строго контролировать каждую поставку.
Поступившая продукция распределяется по сортам или товарным группам — например, «Молоко 3,2 %», «Сыр российский». Затем, внутри каждой группы — по партиям, с учетом даты производства и срока годности. Это позволяет избежать смешения разных поставок, соблюдать метод FIFO и минимизировать риски списаний из-за просрочки.
Такой способ ведения учета на складе востребован у дистрибьюторов, логистических компаний и крупных производителей. Он обеспечивает контроль по всем направлениям: от общего объема запасов до состояния конкретной партии.
Автоматизированный учет ТМЦ на складе с помощью ТСД
Сегодня наиболее эффективный способ организации учета на складе — внедрение терминалов сбора данных (ТСД). Это мини-компьютеры, оснащенные встроенным 2D-сканером, которые не только считывают штрих-коды с упаковок, но и автоматически формируют учетные документы. Вместо ручного ввода данных сотрудник сканирует маркировку с этикетки, и информация о продукте, его количестве и партии мгновенно попадает в базу.
Благодаря использованию ТСД исключаются человеческие ошибки и сокращается время на формирование документов. Важно понимать, что сам по себе терминал — лишь инструмент, которым управляет специализированное приложение для учета товаров на складе. Именно ПО определяет, какие операции можно выполнять, как отображаются данные и как происходит взаимодействие с учетной системой.
Как настроить учет на складе с приложением DataMobile просто и быстро
Настроить автоматизированный учет с программой DataMobile можно вручную и самостоятельно. Приложение помогает вести типовые складские операции: от приемки до инвентаризации. Софт устанавливают на терминалы сбора данных с ОС Android и интегрируют с учетной системой. Работа строится по простому алгоритму:
- Менеджер формирует в «1С» шаблон на основе типового документа, например, приходной накладной, и выгружает его на ТСД.
- Кладовщик открывает задание в приложении и сканирует маркировку с позиций из списка.
- Сведения фиксируются на устройстве и после завершения операции автоматически передаются в «1С», где на их основе формируется документ, готовый для проведения.
Такой подход превращает рутинные действия в отлаженные процессы, исключая ошибки ручного ввода. Преимущества, выгодно выделяющие DataMobile:
- Автоматизация приемки, отгрузки, перемещения, инвентаризации и других типовых операций.
- Готовые обработки для популярных конфигураций «1С».
- Настройка бизнес-процессов без программирования.
- Работа с маркировкой «Честный ЗНАК», автоматическая сверка кодов Data Matrix сданными в документе поставщика, выявление расхождений в режиме реального времени.
- Поддержка двух режимов обмена данными: online и offline.
- Регулярные обновления в соответствии с изменениями в законодательстве и потребностями бизнеса.
- Бесплатная техническая поддержка через online helpdesk.
Приложение для учета товаров на складе DataMobile легко встраивается в текущие бизнес-процессы, позволяя автоматизировать работу за один день.
