Автоматизация архива компании "Москва-Макдоналдс"
Задача
Перед отделом архива документации компании встала задача автоматизации учета и поиска документов в различных реестрах и банках хранения. Специалисты компании обратились с просьбой помощи в выборе соответствующего оборудования и программного обеспечения.
Реализация проекта
После обсуждения с заказчиком всех требований к ведению учета документации было принято решения использовать для автоматизации технологию штрихкодирования. Было предложено решение на базе принтеров печати этикеток, терминалов сбора данных и разработки отдельного приложения для нужд учета документации.
Для маркировки документации длительного хранения требовалось использование термотрансферных принтеров печати этикеток со специализированными расходными материалами, устойчивыми к повреждениям и выцветанию. Информационная составляющая маркировки документации, реестров и банков хранения была согласована с заказчиком. Особым требованием клиента было использование компактного терминала сбора данных с большим запасом памяти и быстротой обработки информации, ввиду существенного документооборота компании и работы в архиве сотрудников женского пола.
Разработка программного обеспечения для учета и поиска документации McDataMobile была выполнена в течении 3-х недель. После выполнения маркировки архивных реестров и банков документации заказчик успешно протестировал разработанное решение.
Результат
Компания получила удобный инструмент для сотрудников отдела архива документации, который высоко оценили сами сотрудники.
Помимо оптимизации поиска документации, который ранее занимал значительное время, сотрудники получили возможность быстро проводить инвентаризации по необходимым группам документов и составлять соответствующие отчеты.
