Для автоматизации учета основных средств в музее-заповеднике «Ростовский Кремль» иоспользовалось программное обеспечение нашей компании — DataMobile (DM.Invent). Решение позволило ускорить процессы инвентаризации, повысить точность учета и наладить автоматический обмен данными между фондовыми подразделениями и бухгалтерией.
О клиенте
Ростовский кремль — один из старейших музеев России, основанный в 1883 году. В структуре музея работают 326 сотрудников, включая фондовых хранителей, бухгалтеров и административный персонал.
В Фондовое хозяйство музея входит более чем 200 000 единиц основных средств, включая офисную технику, мебель, витрины, мультимедийные установки и экспозиционные конструкции. Учет ведется в системе на базе 1С, что делает необходимым внедрение решений для комплексной автоматизации учета основных средств и оптимизации внутренних процессов.
Задачи проекта
Из-за увеличения объёма фондового хозяйства и роста количества единиц основных средств у музея «Ростовский кремль» возникли сложности с качеством и скоростью обработки данных. Процесс инвентаризации занимал недели, сотрудники тратили много времени на ручную сверку, что повышало риск ошибок и замедляло работу бухгалтерии и других подразделений исторического фонда.
Руководство музея обратилось к нашим экспертам с задачей оптимизировать процессы учета и инвентаризации. Необходимость заключалась в внедрении ПО, которое позволит:
- автоматизировать учет основных средств и инвентаризацию;
- сократить трудозатраты сотрудников бухгалтерии и фондохранилища;
- повысить точность и скорость обработки данных;
- реализовать корректный обмен информацией с учетной системой 1С: БГУ.
На момент обращения учет велся только в 1С, однако этого было недостаточно для оперативного проведения инвентаризации с учетом больших объемов имущества.
Требовалось внедрить мобильное решение, которое будет поддерживать надежную и быструю интеграцию, а также работать на уже имеющихся у заказчика терминалах сбора данных.
Что использовалось в этом проекте
Описание проекта
Для решения поставленных задач наша компания внедрила в музее ПО DM.Invent, адаптированное под работу с ценными объектами.
Программа позволяет:
- сканировать штрих-коды и быстро находить объекты учета;
- формировать инвентаризационные ведомости автоматически;
- передавать данные в учетную систему без ручного ввода;
- работать в офлайн и онлайн режимах, что важно для использования в разнообразных помещениях музейного комплекса.
Наши технические специалисты настроили интеграцию, протестировали процесс и обучили сотрудников работе с ТСД и программой.
Результаты
Ожидания музея оправдались. С использованием терминалов сбора данных и программного решения DM.Invent удалось обеспечить эффективную автоматизацию учета основных средств:
- Сокращение времени инвентаризации — с одной недели до двух дней;
- Минимизация ошибок — процессы автоматизированы, влияние человеческого фактора сведено к минимуму;
- Быстрая передача данных — результаты инвентаризации автоматически выгружаются в учетную систему, обеспечивая прозрачность и оперативность работы.
В будущем музей планирует продолжить автоматизацию процессов учета, чтобы повысить оперативность работы и сократить трудозатраты сотрудников. Мы пользуемся приложением DM.Invent и реально видим ускорение процесса инвентаризации в нашей организации. Приложение простое, легко настраивается — минимум настроек, но они самые необходимые. Спасибо Компании Сканпорт за реализацию и поддержку!
